Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est [Raison sociale de la société], [Adresse du siège social], immatriculée sous le numéro [Numéro d’immatriculation]. Questions et demandes relatives à la vie privée : privacy@woosool.com. Délégué à la protection des données : [Délégué à la protection des données : nom et contact, ou « non désigné »].

2. Lorsque vous utilisez Woosool via une organisation

Si votre compte a été créé par une organisation sur son propre domaine (compte géré), ou pour ce que vous partagez avec une organisation que vous avez rejointe, c’est cette organisation qui décide de l’usage des données et en est responsable ; Woosool les traite pour son compte et selon ses instructions. Adressez vos demandes concernant ces données aux administrateurs de l’organisation — nous les aiderons à y répondre. Les pouvoirs des administrateurs sont décrits dans les Conditions et affichés dans chaque invitation avant acceptation. Votre compte personnel, et les fichiers, e-mails et contacts personnels qu’il contient, restent régis par la présente politique.

3. Les données que nous traitons

Données de compte. Votre nom, votre adresse Woosool, votre mot de passe (conservé uniquement sous forme d’empreinte salée et coûteuse en mémoire, impossible à reconvertir en mot de passe), votre e-mail de récupération (confirmé par code), votre langue, votre fuseau horaire, votre photo de profil, vos réglages de validation en deux étapes (le secret d’authentification est chiffré), vos clés d’accès (clés publiques uniquement), vos codes de secours et mots de passe d’application (conservés sous forme d’empreintes), vos organisations et rôles, vos préférences de notification et votre offre.

Données de connexion, d’appareil et de sécurité. Adresses IP, navigateur et système d’exploitation, modèle, version du système et version de l’application des téléphones utilisés avec les applications mobiles, vos sessions et appareils, les tentatives de connexion, les événements de sécurité (changement de mot de passe, nouvel appareil…) et les applications et jetons que vous avez autorisés. Dans les organisations, les actions d’administration sont consignées dans un journal d’audit.

Votre contenu, application par application :

• Barid — messages envoyés, reçus et brouillons, pièces jointes, dossiers, libellés, filtres, signatures, alias, modèles et réponses automatiques ; vos clés de chiffrement publiques, et votre clé privée uniquement sous forme protégée par une phrase secrète ; abonnements push de vos appareils.
• Yoom et pages de réservation — événements, invitations et réponses, disponibilités, pages de réservation et réservations effectuées (nom, adresse e-mail, créneau choisi et réponses de la personne).
• Nass — carnets d’adresses et fiches, y compris les clés de chiffrement que vous y ajoutez.
• Wasla — nom, horaires et invités des réunions, noms affichés des participants, chat, sondages, questions et tableau blanc pendant la réunion, et enregistrements si un hôte en lance un. L’audio et la vidéo sont relayés en temps réel et ne sont pas conservés sans enregistrement ; tout le monde voit un bandeau pendant l’enregistrement.
• Lamma — messages, fils, réactions, fichiers, canaux et votre statut (vous pouvez apparaître invisible).
• Khazna, Qalam, Jadwal et Sard — fichiers, dossiers, versions, commentaires, suggestions, paramètres de partage et liens.
• Sual — les formulaires que vous créez et les réponses et fichiers reçus. Un formulaire anonyme n’enregistre aucune identité de répondant.
• Fikra — notes, listes, rappels, pièces jointes et personnes avec qui vous les partagez.
• Aman — vos éléments sont chiffrés sur votre appareil avant de nous parvenir : nous ne détenons que du texte chiffré. Nous voyons des données techniques comme le nombre d’éléments, des dates, les membres d’un coffre partagé et un journal d’activité sans le contenu des éléments.
• Wajha — pages, médias, domaines et statistiques de visite (nombre de vues quotidiennes par page et sites référents uniquement).
• Loon — créations, images et médias envoyés (la localisation et les autres métadonnées sont retirées des images), comptes sociaux connectés (leurs jetons d’accès sont chiffrés) et publications programmées.
• Injaz — projets, tickets, commentaires, pièces jointes, temps passé, règles d’automatisation, webhooks et jetons d’API (conservés sous forme d’empreintes).

Données de personnes qui n’utilisent pas Woosool. Expéditeurs et destinataires des e-mails échangés avec des utilisateurs Woosool (adresses et contenu) ; personnes invitées à des événements ou réunions ; personnes qui réservent via une page de réservation ; répondants aux formulaires (leurs réponses, et leur identité seulement si le formulaire exige une connexion) ; invités qui rejoignent une réunion sous le nom qu’ils saisissent ; visiteurs des sites publiés avec Woosool (sans cookie, et sans conserver d’adresse IP ni de données de navigateur dans les statistiques) ; personnes qui nous contactent.

Correspondance. Lorsque vous nous écrivez ou utilisez le formulaire de contact de ce site : votre nom, votre adresse e-mail, votre organisation si vous l’indiquez, et votre message.

Facturation. Si vous souscrivez une offre payante lorsqu’elles seront proposées : l’offre, les factures et l’état des paiements. Les données de carte sont traitées par le prestataire de paiement indiqué lors de la commande.

4. Finalités et bases légales

• Fournir les Services demandés — stocker et acheminer votre contenu, synchroniser vos appareils, partager avec les personnes choisies, notifications et recherche dans vos propres données (exécution du contrat).
• Assurer la sécurité des Services et de leurs utilisateurs — filtrage du spam, analyse antivirus des fichiers et du courrier, vérification des expéditeurs, limitation des requêtes, protection des connexions, alertes de nouvel appareil, enquêtes sur les abus et journaux d’audit (intérêt légitime à la sécurité et obligations légales).
• Communiquer avec vous — e-mails de sécurité (non désactivables), informations sur le compte (désactivables) et réponses à vos questions (contrat et intérêt légitime).
• Garantir la fiabilité des Services — mesures techniques agrégées comme le nombre de requêtes et le taux d’erreurs, sans contenu ni profilage (intérêt légitime).
• Respecter la loi — répondre aux demandes légales valables et tenir la comptabilité des offres payantes (obligation légale).
• Avec votre consentement — choix facultatifs comme l’affichage des images distantes d’un expéditeur, la recherche facultative sur un serveur de clés public dans Barid ou les notifications via un service push de votre choix. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment dans les réglages de l’application.

Ce que nous ne faisons pas : nous ne vendons ni ne louons de données personnelles, n’affichons pas de publicité, ne construisons pas de profils marketing et n’utilisons pas votre contenu pour entraîner des modèles d’IA. Le filtrage du spam, l’analyse antivirus et les catégories de la boîte de réception sont automatisés et s’exécutent sur nos serveurs ; ils ne produisent jamais de décision ayant un effet juridique ou similaire à votre égard. Les suggestions d’écriture de Barid fonctionnent sur votre appareil.

Notre personnel ne consulte pas votre contenu, sauf à votre demande (par exemple pour une demande d’assistance, avec votre accord), lorsque c’est strictement nécessaire pour enquêter sur un signalement d’abus grave ou un incident de sécurité, ou lorsque la loi l’exige. L’accès aux systèmes de production est limité aux personnes qui les exploitent.

5. Chiffrement : ce que nous pouvons lire ou non

• En transit. Les connexions à Woosool sont chiffrées en TLS. Le courrier vers d’autres fournisseurs est chiffré chaque fois que le serveur destinataire le permet, et toujours vers les domaines qui publient DANE ou une politique MTA-STS appliquée.
• Au repos. Les messages bruts et leurs pièces jointes, les fichiers envoyés sur Khazna et les pièces jointes de Lamma sont chiffrés en AES-256. Les secrets — graines d’authentification, clés de signature, secrets de webhooks, jetons des comptes sociaux connectés — le sont aussi. Les sauvegardes sont chiffrées avant de quitter le serveur, qui ne peut lui-même pas les déchiffrer.
• De bout en bout. Aman est à connaissance nulle : vous seul pouvez le déchiffrer. Le courrier que vous chiffrez avec OpenPGP ou S/MIME n’est lisible que par ses destinataires ; même alors, l’expéditeur, les destinataires, la date et la taille restent visibles des serveurs de messagerie (l’objet est masqué par défaut), et les messages chiffrés ne peuvent être ni recherchés par leur contenu ni analysés contre le spam ou les logiciels malveillants. Les réunions avec chiffrement de bout en bout gardent la clé dans le lien de la réunion uniquement et ne peuvent pas être enregistrées.
• Pas de bout en bout. Tout le reste — courrier non chiffré, agendas, contacts, chat, documents, classeurs, présentations, notes, formulaires, projets, sites, créations et réunions ordinaires — est stocké sur nos serveurs sous une forme que nos systèmes peuvent traiter, pour que la recherche, la collaboration, les aperçus et l’analyse antivirus fonctionnent.

6. Qui d’autre traite les données

Les applications, le serveur de messagerie, les réunions, le stockage de fichiers et la recherche de Woosool fonctionnent avec les logiciels de Woosool, sur une infrastructure que nous exploitons. Les applications ne chargent aucun script tiers, et les polices comme les modèles de suggestions d’écriture sont servis par Woosool. D’autres acteurs n’interviennent que dans les cas suivants :

• Hébergement. Nos serveurs sont hébergés par [Hébergeur et pays du centre de données]. Ce prestataire fournit le centre de données, le matériel et le réseau ; il n’exploite pas nos logiciels.
• Sauvegardes. Les copies de nos bases de données et fichiers sont chiffrées sur nos serveurs, puis une copie est conservée hors site par [Prestataire de stockage des sauvegardes externes et pays]. Ce prestataire ne stocke que des données chiffrées qu’il ne peut pas lire.
• Protection réseau. Le trafic vers nos sites peut transiter par [Prestataire de protection réseau (DDoS / pare-feu), ou « aucun »] pour filtrer les attaques.
• Certificats. Pour obtenir des certificats TLS pour nos domaines, et pour les domaines personnalisés que vous connectez à Barid ou Wajha, les noms de domaine sont transmis à une autorité de certification publique et figurent dans les journaux publics de transparence des certificats.
• Notifications push. Les applications mobiles fonctionnent sans service push d’un fournisseur. Si vous en utilisez un — un distributeur push de votre choix, ou le service push de la plateforme du téléphone lorsqu’il est activé —, il reçoit un jeton d’appareil et un signal de réveil sans contenu : jamais le texte, l’objet ou l’expéditeur d’un message.
• Les personnes avec qui vous communiquez. Le courrier que vous envoyez quitte Woosool pour les fournisseurs des destinataires. Invitations, partages, confirmations de réservation et accusés de formulaire parviennent aux personnes concernées.
• Les services que vous connectez. Applications autorisées avec la connexion Woosool, logiciels de messagerie et d’agenda connectés, webhooks configurés, réseaux sociaux connectés dans Loon (qui reçoivent les publications programmées). Les vidéos et cartes intégrées à un site publié ne se chargent depuis leur fournisseur qu’après un clic du visiteur.
• Recherches effectuées pour vous. Pour chiffrer le courrier, Woosool recherche les clés publiques des destinataires dans l’annuaire de clés de leur domaine et vérifie la révocation des certificats auprès de leur émetteur, via nos serveurs ; la recherche facultative sur un serveur de clés public reste désactivée sauf si vous l’activez. Pour acheminer le courrier et vérifier les expéditeurs, nos serveurs interrogent le DNS public via notre propre résolveur qui valide les réponses. Si vous choisissez d’afficher les images distantes d’un message, votre navigateur les télécharge depuis les serveurs de l’expéditeur, qui peuvent alors voir votre adresse IP.
• Organisations. Si vous rejoignez une organisation, ses administrateurs voient ce que décrit le point 2.
• Les autorités, uniquement comme le décrit le point 11.
• Un successeur, en cas de fusion ou d’acquisition de Woosool ; la présente politique continuerait de s’appliquer et nous vous préviendrions à l’avance.

7. Lieu de stockage

Vos données sont stockées et traitées sur nos serveurs chez [Hébergeur et pays du centre de données], et les sauvegardes chiffrées sont conservées par [Prestataire de stockage des sauvegardes externes et pays]. Si des données personnelles sont transférées vers un pays qui n’offre pas un niveau de protection adéquat au regard de la loi qui vous est applicable, nous mettons en place les garanties qu’elle exige, comme les clauses contractuelles types. Le courrier envoyé à d’autres fournisseurs est traité là où ces fournisseurs opèrent.

8. Durées de conservation

• Données de compte et contenu : tant que votre compte existe, ou jusqu’à ce que vous supprimiez l’élément.
• Corbeille : les éléments supprimés dans Khazna (donc Qalam, Jadwal, Sard et Sual), Fikra, Aman et Injaz restent 30 jours dans la corbeille, puis sont définitivement supprimés. Vous pouvez la vider plus tôt.
• Lamma : jusqu’à suppression, ou selon la règle de conservation de votre organisation ou du canal.
• Wasla : chat d’une réunion jusqu’à 7 jours ; enregistrements jusqu’à leur suppression par l’hôte.
• Messages protégés par mot de passe envoyés à des personnes sans chiffrement : jusqu’à leur expiration (30 jours au plus) ou leur révocation.
• Demandes de réservation jamais confirmées : 30 jours. Revendications de domaine jamais vérifiées : 7 jours.
• Export de vos données : le lien de téléchargement fonctionne 24 heures.
• Traces, dans Compte Woosool, des e-mails de sécurité et de compte qu’il vous envoie : 30 jours.
• Journaux techniques : renouvelés automatiquement et écrasés au fil des nouvelles entrées ; les journaux web excluent paramètres d’URL, cookies et en-têtes d’autorisation. Journaux d’audit des organisations : selon la durée fixée par leurs administrateurs. Journal d’activité d’Aman : 400 jours. Statistiques d’usage développeurs : 30 jours à l’heure, 400 jours au jour.
• Vos messages : le temps nécessaire pour traiter votre demande et son suivi.
• Après la suppression de votre compte : à la fin du délai de grâce de 14 jours, chaque application Woosool reçoit un avis de suppression signé et efface vos données de ses systèmes actifs. Les copies présentes dans les sauvegardes chiffrées expirent dans un délai de [Durée de conservation des sauvegardes]. Le contenu que d’autres ont partagé avec vous reste le leur, et le courrier envoyé reste dans les boîtes de ses destinataires.

9. Vos droits

Selon la loi qui vous est applicable, vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles, d’en recevoir une copie dans un format portable, de les rectifier, de les effacer, d’en limiter le traitement ou de vous y opposer, de retirer votre consentement et de ne pas faire l’objet de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé. Vous pouvez exercer vous-même beaucoup de ces droits :

• Accès et export : téléchargez les données de votre compte ; exportez votre courrier avec n’importe quelle application IMAP, vos contacts en vCard ou CSV, vos agendas en .ics, et téléchargez vos fichiers et documents dans des formats standard.
• Rectification : modifiez votre profil à tout moment.
• Effacement : supprimez des éléments dans chaque application, ou supprimez votre compte.
• Sessions, appareils et applications connectées : consultez-les et retirez-les dans les réglages de sécurité de votre compte.

Pour toute autre demande, écrivez à privacy@woosool.com. Nous répondons sous un mois, délai prolongeable de deux mois pour les demandes complexes (nous vous le dirons). C’est gratuit, et nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Si votre compte est géré par une organisation, adressez-vous d’abord à ses administrateurs. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données — [Autorité de contrôle chef de file], ou l’autorité du lieu où vous résidez ou travaillez.

10. Comment nous protégeons les données

• Clés d’accès et validation en deux étapes pour tous les comptes ; mots de passe d’au moins 12 caractères, comparés aux mots de passe divulgués connus ; limites et verrouillages de connexion.
• Les logiciels de messagerie, d’agenda et de contacts se connectent uniquement avec des mots de passe d’application, révocables un par un.
• Un nouveau téléphone doit être approuvé depuis un appareil de confiance ; les applications mobiles détiennent des clés qui ne peuvent pas quitter le matériel sécurisé du téléphone, et peuvent être déconnectées ou effacées à distance.
• Chaque fichier envoyé dans Khazna, Qalam, Jadwal, Sard, Fikra, Sual, Lamma, Injaz et Loon, ainsi que tout le courrier entrant, est analysé contre les logiciels malveillants ; si l’analyse est indisponible, le fichier est refusé ou le courrier attend au lieu de passer sans analyse.
• Les services de Woosool vérifient les messages qu’ils s’échangent : modifications de compte et déconnexions ne peuvent pas être falsifiées entre eux, et chaque service n’accède qu’aux fichiers stockés dont il a besoin.
• Sauvegardes chiffrées, copiées hors site et vérifiées par des tests de restauration réguliers.

Aucun système n’est parfaitement sûr. La page Sécurité décrit ces mesures plus en détail, y compris ce qui n’est pas chiffré de bout en bout.

11. Demandes des autorités

Nous ne communiquons de données d’utilisateurs aux autorités publiques que lorsqu’une décision légale valable et contraignante, selon le droit applicable, l’exige. Nous examinons chaque demande, refusons celles qui ne sont pas légales et contestons celles qui sont trop larges. Lorsque c’est possible, nous renvoyons les demandes visant les données d’une organisation vers cette organisation. Nous prévenons l’utilisateur concerné avant toute communication, sauf interdiction légale ou urgence impliquant un risque de mort ou de préjudice grave ; dans ce cas, nous le prévenons dès la fin de la restriction. Nous ne pouvons remettre que ce que nous détenons : le contenu chiffré de bout en bout ne peut pas être déchiffré par nous.

12. En cas d’incident

Si une violation de données personnelles est susceptible de mettre vos droits en danger, nous la notifions à l’autorité de protection des données compétente dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures après en avoir pris connaissance. Si le risque pour vous est élevé, nous vous en informons aussi directement et dans les meilleurs délais, en expliquant ce qui s’est passé et ce que vous pouvez faire. Lorsque nous traitons des données pour une organisation, nous l’informons dans les meilleurs délais afin qu’elle respecte ses propres obligations.

13. Enfants

Woosool ne s’adresse pas aux enfants de moins de 16 ans (ou de l’âge du consentement numérique s’il est plus élevé dans leur pays). Les écoles et autres organisations qui fournissent des comptes à des personnes plus jeunes doivent recueillir le consentement parental exigé par la loi. Si vous pensez qu’un enfant nous a transmis des données personnelles sans le consentement requis, écrivez à privacy@woosool.com et nous les supprimerons.

14. Applications mobiles

Les applications mobiles Woosool ne demandent des autorisations que lorsqu’une fonction en a besoin : caméra et micro pour Wasla, biométrie ou verrouillage de l’appareil pour le verrou de l’application, notifications et remplissage automatique d’Aman. Les données conservées sur le téléphone sont stockées dans le stockage chiffré du système et exclues des sauvegardes du téléphone. Les applications ne contiennent aucune bibliothèque de publicité, d’analyse ou de rapport de plantage d’autres entreprises. Le modèle, la version du système et la version de l’application apparaissent dans votre liste d’appareils pour que vous puissiez reconnaître votre téléphone.

15. Ce site

woosool.com ne dépose aucun cookie et ne charge ni outil d’analyse ni script tiers ; votre choix de thème reste dans le stockage local de votre navigateur. Nos serveurs conservent les journaux techniques nécessaires au fonctionnement et à la protection du site. Le formulaire de contact demande à votre navigateur de résoudre un petit calcul au lieu d’un CAPTCHA tiers, limite le nombre de messages par adresse et transmet votre message par e-mail à notre équipe ; le site lui-même n’enregistre rien. Voir la Notice cookies et stockage local.

16. Modification de cette politique

Nous mettons à jour cette politique lorsque nos Services ou la loi évoluent. Chaque version porte un numéro et une date d’entrée en vigueur, indiqués en fin de page. Nous vous informons des changements importants par e-mail ou dans Woosool avant leur entrée en vigueur.

17. Contact

Questions et demandes relatives à la vie privée : privacy@woosool.com. Adresse postale : [Raison sociale de la société], [Adresse du siège social]. Délégué à la protection des données : [Délégué à la protection des données : nom et contact, ou « non désigné »].

Historique des versions

• 1.1 — 12 octobre 2026. Noms des produits mis à jour : Barid (messagerie), Yoom (agenda), Nass (contacts), Wasla (visioconférence), Lamma (discussion), Khazna (fichiers), Qalam (documents), Jadwal (tableurs), Sard (présentations), Sual (formulaires), Fikra (notes), Aman (mots de passe), Wajha (sites web), Loon (design) et Injaz (projets). Rien d’autre n’a changé dans ces documents.
• 1.0 — 12 octobre 2026. Première version unifiée. Un seul ensemble de Conditions d’utilisation, de Politique de confidentialité, de Politique d’utilisation acceptable et de Notice cookies couvre désormais tous les produits Woosool, les applications mobiles et ce site, et remplace les documents distincts de Compte Woosool.